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所謂整合管理就是摒棄管理的條塊化,整合監控也是如此。監控應著眼全局,聯系其他所有管理活動,以實現公司運營的最優化。
作為一個大型的有機體,股東對公司的質量、健康、安全、環境、道德、可持續發展的潛力、財務表現有著程度各異的興趣。該有機體的維系在于滿足這些股東的需求與期望。與作為個體的人一樣,組織也必須將事前和事后監控納入“計劃-執行-檢查-行動”周期(PDCA)。事前和事后監控環節必須嵌入組織的正式管理系統內。
事后監控注重觀察和分析歷史,事前監控則以對未來進行的分析,以及對掌握未來所需的條件進行的分析為基礎。
事后監控主要關注的是組織現有結構和流程的運轉,以保證股東的各種要求得到滿足。不論是負面還是正面事件,如事故發生率或者顧客滿意度上升,都要進行分析和匯報。只有這樣,公司才能不斷吸取經驗。
事前監控則采用類似于審查和檢查的流程,確保以風險和機遇評估、最佳實踐的分析以及法律協調為基礎,進行有效的工作安排并執行安排。事前監控的主要目的是使組織在未來能夠實現損失最小化和利益最大化。此外,事前監控還能強化好的工作實踐,避免出現違反程序的情況。
所有監控活動都應當得到有效整合,而不是零散地進行。要令股東和客戶都滿意,公司必須以最合理的方式支配有限的監控資源。
為了有效地涵蓋公司運營的各領域,監控過程需要采用多樣而互補的方法。與作為個體的人一樣,公司也應該做到事前事后監控兼而有之。
確定監控內容
每個企業所要監控的內容都各不相同。但是,有些方面是大部分企業都要注意的,如管理系統、文化、知識基礎,都或獨立或共同決定了公司的運營表現,因此需要有合理的監控。
如果公司以項目工作為導向,就要在監控中考慮到具體項目的具體風險。有些公司采用一般的非風險依據的方法,結果導致監控資源的浪費。
對監控措施的管理也需要仔細界定。在監控安排上出現的漏洞或無效的監控會讓公司蒙受損失。在某些極端的情況下,這些損失甚至可能危及公司的生存。英國巴林銀行(Barings Bank)被無賴交易員里森(Nick Leeson)搞垮就是一例。
公司運營體系中的某些方面明顯比其他方面更重要。然而,如何才能系統地決定孰重孰輕?
整合監控的方法要求你對公司可能面對的所有較大的風險進行評估,并登記在冊。登記冊會全其所有,用同一尺度衡量所有類型的風險,并匯總公司正面臨的風險。如果你將質量表述為“有可能不能滿足客戶的要求”,那么它也會被納入風險登記冊。
公司的監控計劃應以風險為依據,并反映相關措施降低風險的成效。當涉及復雜、新穎的流程或專門設備時,就需要進行額外的監控。
任何績效參數的過度變化都會導致風險,對于產品和整個組織都是如此。代表英國能源公司(British
Energy)和英國核能集團(BNFL)在挪威船級社(DNV)進行的研究表明,組織內的重要績效參數可能會分別出現改進、維持現狀或退化的情況,即參數的表現并不是均勻的。研究還表明,某崗位的安全生產績效不應該作為整個工廠安全生產績效的體現。
監控工作需要考慮評估的內容和方式,以及抽樣評估的代表性。做不到這一點,可能會給企業帶來重大損失。不同公司的管理系統、流程(核心的、外圍的、臨時的)、能力、文化(包括亞文化)和士氣都會有各自的變化。